El trabajo a distancia ha llegado para quedarse y empresas de todo el mundo se han apresurado a adoptar las reuniones diarias como forma de simplificar los flujos de trabajo y optimizar las rutinas diarias. Las reuniones diarias son una solución eficaz para que los equipos se mantengan unidos, conectados y encaminados hacia sus objetivos, ya que ayudan a planificar el trabajo del día.
En pocas palabras, un standup diario o un "Scrum diario" (una referencia al marco de Scrum) es un evento recurrente de 15 minutos de duración en el que los equipos hablan, discuten y planifican las próximas 24 horas.
Estas reuniones de equipo se celebran para resolver un problema o una serie de problemas concretos. Las reuniones diarias ayudan a mantener a la gente en el buen camino y sincronizada con su trabajo, compartiendo puntos de vista concretos sobre el progreso del equipo. Reciben su nombre del hecho de que la gente tiende a participar mientras está de pie, como forma de que sean breves.
¿Cómo pueden beneficiarse las empresas de las reuniones diarias?
Por lo general, las reuniones diarias estaban reservadas a los equipos de ingeniería, pero parece que su popularidad ha crecido rápidamente después de que cada vez más empresas tuvieran que adaptarse rápidamente al trabajo a distancia. Las reuniones diarias han pasado a ser útiles para todo tipo de equipos, en cualquier parte del mundo.
Y la verdad es que las reuniones diarias pueden beneficiar a todo el mundo porque ayudan a las personas a trabajar juntas de forma más eficaz compartiendo planes de acción, comprendiendo los objetivos de los demás y debatiendo posibles obstáculos. Entonces, ¿cuáles son las principales ventajas de las reuniones diarias?
Colaboración. Promueven la conversación y la colaboración entre los miembros del equipo. Al celebrar reuniones diarias, tus compañeros de equipo tendrán la oportunidad de debatir problemas, ideas y posibles obstáculos. Las reuniones diarias garantizan que tu equipo sepa en qué está trabajando cada uno y esto ayuda a que la información fluya.
Compartir objetivos. Las reuniones diarias ayudan a mantener la conversación y proporcionan un lugar para que tu equipo discuta e interiorice los objetivos relacionados con un proyecto. Además, al hablar de ellos, te asegurarás de que tus equipos entienden perfectamente las metas y los objetivos de los demás.
Reducen los bloqueos y los cuellos de botella. También permiten a los jefes de equipo identificar los problemas antes de que se conviertan en problemas. ¿Por qué? Porque a medida que los miembros del equipo discuten las tareas en las que se sienten un poco atascados, otros miembros del equipo pueden ofrecer ayuda o ideas sobre cómo abordar las dificultades.
Como regla general, las reuniones diarias deben ceñirse al formato de 15 minutos y centrarse en que todos respondan a las mismas 3 preguntas:
Lo que han conseguido desde la última reunión.
Lo que van a hacer hoy.
¿Existen impedimentos u obstáculos que les impidan avanzar o completar las tareas?
He aquí algunos consejos adicionales para organizar rápidamente reuniones diarias eficaces:
Fija una hora y comprométete a cumplirla.
Siga una agenda clara.
Mantenga siempre el mismo formato.
Reuniones Instagantt y Standup diarias
Para que las reuniones de pie sean eficaces, deben ser recurrentes. Por ello, lo ideal es tener un formato fijo. Al utilizar el mismo mecanismo todos los días, tu equipo estará sincronizado y al día de lo que hacen los demás. Una buena forma de simplificar el flujo de trabajo y optimizar las reuniones diarias es trabajar con una plantilla. Y aquí es exactamente donde un software de diagramas de Gantt como Instagantt puede ayudarle.
Instagantt se especializa en la creación de diagramas de Ganttque pueden ser muy útiles a la hora de organizar el trabajo y los proyectos en curso. Instagantt te permite crear una agenda en un formato muy claro para que todo el mundo la entienda y, gracias a sus exclusivas funciones de colaboración, puedes crear y asignar tareas a los miembros del equipo, lo que te permite hacer un seguimiento diario de su trabajo.
También puedes establecer plazos y escribir comentarios y descripciones específicas sobre cualquier tarea, lo que puede ser de gran ayuda a la hora de afrontar posibles atascos y bloqueos, ya que todo el mundo puede revisar y añadir información sobre cómo colaborar y ayudarse mutuamente.
Si creas tu propio formato, estarás preparando a tu equipo para el éxito. Utiliza Instagantt cuando realices reuniones diarias para revisar y discutir los resultados del trabajo del día anterior y crear planes de acción para cualquier escenario posible.
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