Reuniones individuales: Beneficios, preguntas, consejos y plantilla
Los directivos disponen de diferentes herramientas para ayudar a los miembros de su equipo a tener éxito, pero las reuniones individuales son una de las herramientas más comunes, sencillas y eficaces que los directivos pueden utilizar para asegurarse de que los miembros de su equipo son productivos y para crear informes directos honestos. Sin embargo, para garantizar la eficacia de las reuniones individuales, es necesario estructurarlas.
Las reuniones individuales son un espacio dedicado a que directivos y empleados hablen de rendimiento, desarrollo personal, resultados y próximos proyectos. Son una herramienta poderosa para los directivos, ya que les permiten tratar diversos temas durante un periodo determinado, en función de lo que se quiera priorizar.
Las reuniones individuales no sólo deben utilizarse para cuestiones centradas en tareas operativas, ya que también permiten a los directivos tratar otros aspectos, como el bienestar, el crecimiento, las aspiraciones profesionales y la alineación de los miembros de su equipo . Si ha llevado a cabo reuniones individuales en el pasado, y siente que no ha obtenido realmente valor de ellas, lo más probable es que necesite revisar sus fundamentos. La falta de una buena estructura de reuniones individuales puede impedir fácilmente que los directivos aprovechen al máximo su tiempo, porque lo cierto es que, si no se toman las medidas necesarias antes y durante cada reunión, es fácil que las reuniones no alcancen su verdadero potencial.
¿Por qué celebrar reuniones individuales?
En general, las reuniones individuales ayudan a los directivos y a sus empleados a funcionar mejor como equipo: permiten a los directivos dar su opinión y, al mismo tiempo, a los empleados comentar las cosas que les gustaría hacer o cambiar. La mayoría de los directivos utilizan las reuniones individuales para comprobar el estado de un proyecto, pero también son una herramienta excelente para descubrir problemas interpersonales antes de que se conviertan en un problema y dificulten el futuro del empleado en la organización.
No cabe duda de que las reuniones individuales permiten a los directivos ayudar a sus empleados a alcanzar el éxito. Los directivos también pueden aprovechar este tiempo para hablar de trayectorias profesionales, compartir consejos y asignar proyectos que realmente se ajusten a los intereses de sus empleados.
Preguntas de la reunión individual
Las reuniones individuales eficaces giran en torno a diferentes temas, pero hay varias preguntas que proporcionan un contexto valioso para la reunión. Es importante plantear estas preguntas en cada reunión porque ayudan a comprender cómo están los empleados en lo que respecta a la vida laboral y el bienestar. Éstas son las preguntas clave que puede plantear:
1. ¿Cómo va todo hoy?
2. ¿Qué fue lo más relevante de la semana pasada?
3. ¿Qué te preocupa esta semana?
4. ¿Cuáles son tus planes y prioridades para esta semana?
Éstas son las típicas preguntas de comprobación, pero también hay grandes preguntas de alineación que puede hacer regularmente a los empleados para hablar de lo conectados que están con su trabajo y con la organización:
Pregunte si hay dudas sobre algún cambio reciente relacionado con una situación concreta que haya surgido en la empresa.
Pregunte por el nivel de confianza respecto al rumbo de la empresa.
Pregúnteles qué opinan sobre el rumbo de la empresa.
Estas son también algunas de las preguntas que puede plantear en sus reuniones individuales para establecer una buena relación, fijar prioridades y ayudar a los empleados, trabajen o no a distancia:
¿Hay alguna actualización o situación de la que debamos hablar?
¿Considera que la empresa apoya eficazmente a los empleados remotos?
¿Cree que nuestros procesos de toma de decisiones incluyen a los que trabajan a distancia?
¿Cómo gestiona las distracciones durante el día? ¿Es un reto para usted?
¿Cuáles considera que han sido sus victorias más recientes?
¿Hay algo que podría haber hecho de otra manera?
¿En qué te centrarás hasta la próxima vez que nos veamos?
¿Se enfrenta a algún obstáculo en estos momentos?
¿Hay algo que podamos hacer para mejorar la cultura de equipo?
¿Tiene comentarios para mí?
¿Cuáles son sus objetivos profesionales en este momento?
¿Está satisfecho con el nivel de comunicación de nuestro equipo?
Plantilla imprimible de reunión individual de empleados
Hemos creado una plantilla en Instagantt que le permite estructurar sus reuniones individuales. Es muy fácil de usar y actualizar, y, mediante el uso de este software de gestión de proyectos en línea, usted puede planificar fácilmente, y actualizar sus reuniones uno-a-uno, y también crear informes basados en el rendimiento de sus empleados.
Puede crear una plantilla básica que le permita planificar y recopilar información rápidamente. Para los gestores, esto es algo estupendo porque ahorra horas de trabajo manual. Con los diagramas de Gantt, puede crear tantas plantillas como necesite, acceder a esta información desde cualquier lugar, compartirla o imprimirla mediante imagen, PDF o Excel.
Puede hacer un seguimiento de las actualizaciones, las victorias, el rendimiento y los retos. Puede codificar por colores los nombres de los empleados o los proyectos para aprovechar esta información y obtener una visión general rápida del rendimiento y el estado de su equipo. Además, al tener toda esta información en un único lugar, siempre podrás acceder a ella y analizarla cuando la necesites.
