Cómo organizar una reunión post mortem eficaz

¿Qué es una reunión post mortem?

Una reunión post-mortem se lleva a cabo reuniendo información relevante de las personas implicadas en un proyecto una vez finalizado y evaluando los distintos aspectos del mismo. Durante este proceso, se analizará lo que ha ido bien y lo que no ha ido tan bien. 

Lo normal es que algunas cosas no salgan según lo previsto cuando se lleva a cabo un proyecto. E incluso si consigues terminar a tiempo y por debajo del presupuesto, siempre existe la posibilidad de que algunos aspectos de tu proyecto se hubieran podido mejorar. La mejor forma de evaluar el trabajo es celebrar una reunión post mortem del proyecto, en la que se repasen todos los aspectos para asegurarse de que las cosas que salieron bien se sigan haciendo la próxima vez y las que no salieron tan bien se mejoren para la siguiente.

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¿Cuáles son los beneficios de una reunión post mortem?

Las autoevaluaciones pueden ser muy beneficiosas para el equipo, las partes interesadas y los clientes, ya que ayudan a analizar y mejorar todos los aspectos de un proyecto una vez finalizado. Por esta razón, no deben tratarse como un lujo. Y aunque requieren tiempo y recursos, lo cierto es que las reuniones post-mortem son una parte crucial del ciclo de vida del proyecto, y optar por saltárselas puede perjudicar los resultados futuros de su equipo y su empresa.

Algunos de los beneficios más comunes de las reuniones post mortem son:

• Mejorar la eficacia: Al revisar tu trabajo vas a poder beneficiarte del simple hecho de discutir el proyecto y cada uno de los diferentes aspectos que tuviste que atravesar. Podrás asegurarte de que eres más eficiente y eficaz la próxima vez que tengas un proyecto similar o incluso diferente, identificando las áreas de mejora. 

• Mejora la comunicación en equipo: Hablando y escuchando a los demás, contribuirás a unir más a tu equipo y a que todos sepan lo que hacen los demás.

• Mejore la moral del equipo: al hablar de los logros, estará celebrando el esfuerzo de su equipo. Tu equipo se sentirá mejor por lo que ha conseguido y estará más contento de volver a salir ahí fuera y hacerlo todo de nuevo.

• Aprender de los errores: Revisar el proyecto te ayudará a averiguar qué salió mal y a asegurarte de que no vuelva a ocurrir. Al hablar de los problemas, tú y tu equipo podréis encontrar formas más creativas y eficaces de solucionarlos y de evitarlos en el futuro. Tanto si ha habido problemas menores como mayores, es importante evaluar lo que ha ido mal y proponer mejoras y mejores oportunidades para el futuro. 

• Cierre: celebrar una reunión post-mortem es también una forma colaborativa de poner fin oficialmente a un proyecto y dar a todos una última oportunidad de dar su última opinión. Pero también es un buen momento para celebrarlo: una vez que se haya hablado de todo, tómate tu tiempo para disfrutar de lo que se ha conseguido.

• Comparte la información: Compartir el resultado de la reunión con el resto del equipo y de la empresa ayudará a todos los demás a entender por qué el proyecto ha ido bien (o por qué no). Ser transparente con el resto de la empresa también desempeña un papel crucial en la mejora de la comunicación organizativa y ayuda a establecer una buena relación y a levantar la moral.

Componentes de una autopsia

A la hora de organizar una reunión post mortem eficaz, una buena organización es la clave del éxito. Por lo tanto, es una buena idea tener en cuenta de antemano los siguientes puntos clave para tener siempre un sentido de la dirección y un orden del día. Aborde las siguientes cuestiones:

• ¿Qué salió bien durante el proyecto que podamos repetir en el futuro?
• ¿Qué salió mal y cómo podemos evitarlo en el futuro?
• ¿Qué deberíamos hacer de forma diferente la próxima vez?

Además, hay que tener en cuenta que los datos que se analicen durante la reunión post-mortem incluirán aportaciones de distintas fuentes, entre ellas los comentarios del equipo del proyecto y una evaluación de los resultados del proyecto. Los resultados del análisis deben contener lo siguiente

• Lista completa de cuestiones que hay que abordar 
• Cuestiones cruciales que frenaron el proyecto
• Éxitos que ayudaron al proyecto 
• Lecciones que requieren acción
• La persona responsable de aplicar cada medida

Plantilla post mortem

Celebrar una reunión post mortem debería resultar fácil, y puedes personalizar tu plan sobre la marcha, pero aquí tienes un buen punto de partida.

• Elija un día en el que todo el equipo esté presente con horarios claros. El objetivo es que todos puedan ser vistos y escuchados.
• Permita que cada miembro exponga sus ideas de alto nivel sobre cómo ha ido el proyecto o qué podría mejorarse en el futuro. 
• Presente y discuta los datos analíticos recopilados. Los datos recopilados pueden incluir plazos, presupuesto, impresiones, etc.
• Fijen juntos objetivos para el próximo proyecto. Aprovechad las lecciones aprendidas mientras trabajabais en este proyecto y debatid qué podéis hacer de cara al futuro para aplicar los nuevos hallazgos y hacer que el próximo proyecto sea aún mejor.
• Seguimiento de la reunión. Es importante compartir con todos los participantes lo que se ha aprendido y debatido.

Un post-mortem de proyecto bien practicado puede ayudar de verdad a cualquier equipo. Y la buena noticia es que no tiene por qué ser tan difícil como podría pensarse. Sólo tienes que asegurarte de que tienes la forma de reunir a las personas adecuadas y de que tienes una buena manera de organizar la información que necesitas recopilar. Y, por supuesto, una de las mejores formas de planificar y ejecutar es elaborar un diagrama de Gantt. 

Elsoftware de diagramas de Gantt puede ser de gran ayuda a la hora de realizar reuniones post mortem. Un software de gestión de proyectos en línea como Instagantt puede ayudarle a planificar, llevar a cabo y almacenar lo que se discutió durante sus reuniones post-mortem. Podrá categorizar fácilmente sus éxitos, así como sus puntos de mejora. Y lo que es más importante, podrá colaborar y hacer un seguimiento con su equipo, permitiéndoles participar activamente en el proceso. De este modo, la información estará disponible para todos, ahora mismo y también en el futuro.

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Ejemplo de reunión post mortem