Cómo gestionar eficazmente las solicitudes de trabajo entrantes
Las solicitudes de trabajo entrantes son difíciles de evitar. No importa si estás concentrado al 100% en completar una tarea, puedes recibir un correo electrónico o un mensaje de chat solicitando información o una actualización sobre un determinado proyecto, y así de fácil, tus prioridades pueden cambiar. Sin un sistema de captura, procesamiento y seguimiento inmediato de las nuevas solicitudes de trabajo, tanto tú como tu equipo podéis veros desbordados rápidamente.
A todos nos ha pasado. Tienes todo el día planeado y una nueva solicitud puede surgir de la nada. Esto os pasa a ti y a tu equipo continuamente. Y depende de ti crear un proceso que te permita gestionar las prioridades y hacer un seguimiento de las nuevas solicitudes de trabajo entrantes. Ser capaz de documentar lo que se te pide marcará realmente la diferencia en tu forma de actuar y de abordar las nuevas solicitudes entrantes, sin dejar caer la pelota en tareas y plazos previamente asignados.
¿Cuáles son las mejores prácticas para las solicitudes de trabajo entrantes?
1. Exigir una presentación formal de todas las solicitudes recibidas
Todo el mundo está ocupado. Nada se hace si no se presenta y asigna oficialmente. Una solicitud de trabajo entrante bien establecida debe ser coherente, y cada persona o departamento debe utilizarla. Debe asegurarse de que su equipo sabe que sólo se hará el trabajo solicitado formalmente por escrito. Es igualmente importante que su equipo comprenda el proceso y sepa exactamente dónde encontrar la información.
Rellenando un formulario y enumerando la información relacionada con la tarea, puedes asegurarte de que dispondrás de los datos necesarios para completarla: plazos, información de contacto, prioridades e instrucciones especiales. Una vez recopilada esta información, puedes asignar la tarea a un miembro del equipo y seguir su progreso. Se acabaron las adivinanzas sobre lo que se suponía que tenías que hacer más adelante.
También puede trazar un mapa de los distintos tipos de solicitudes de trabajo que recibe su equipo y organizarlas por criterios que le resulten relevantes.
2. Mantener la información y las solicitudes entrantes en un único lugar
Debe existir una única fuente de información para todos los proyectos entrantes. Esto significa que todas las solicitudes de trabajo entrantes deben dirigirse automáticamente a un único lugar donde puedan organizarse, asignarse, priorizarse, asignarse y rastrearse. El software de gestión de proyectos puede ser una solución brillante para esto porque puede canalizar la información en un único lugar. Su equipo sabe lo que se supone que debe hacer y los demás departamentos también pueden conocer el estado de sus solicitudes de trabajo.
3. Priorizar y asignar el trabajo de inmediato
Algunas solicitudes son más importantes que otras. Es fundamental ser capaz de priorizar las solicitudes entrantes en lugar de abordarlas en orden secuencial. Así que tómese un momento para priorizar las solicitudes a medida que llegan y asígnelas a un responsable. Si adopta este enfoque, se asegurará de que su equipo trabaja en las tareas adecuadas en el momento oportuno.
También es una práctica excelente asignar las solicitudes entrantes en función de los objetivos estratégicos de la empresa. De este modo, puedes estar seguro de que te centras en las tareas adecuadas y priorizas el trabajo de forma que funcione a nivel de equipo, departamento y empresa.
Ventajas de establecer un proceso de solicitud de trabajo entrante
Gestionar las solicitudes de trabajo entrantes le permitirá obtener detalles importantes por adelantado. Puedes asegurarte de que la información fluye, mantener las cosas organizadas y hacer un seguimiento eficaz del estado y el progreso.
Si estandariza un procedimiento, podrá hacer un seguimiento de las solicitudes en un solo lugar y dejarlo claro también para los demás. La gente sabrá quién está trabajando en cada tarea y cuándo vence. Además, al priorizar las solicitudes, estás beneficiando a tu equipo al permitirle centrarse en las tareas urgentes.
Mejore su proceso de solicitud de trabajo entrante con Instagantt
Cuando se trata de gestionar las solicitudes de trabajo entrantes, la priorización es fundamental. Instagantt puede ayudarle a planificar, organizar y determinar qué tareas son críticas para que pueda centrarse en asignar el trabajo y realizar su seguimiento. Y al agilizar el proceso de solicitud de trabajo entrante, su equipo sabrá exactamente en qué centrarse para que puedan hacer su mejor trabajo.
Los diagramas de Gantt le permiten mantener organizadas todas las solicitudes de trabajo entrantes y el buen funcionamiento de su equipo. También se puede mantener informados a otros departamentos compartiendo el estado del trabajo. La gestión de tareas puede ser tan simple como arrastrar y soltar, y los miembros del equipo pueden ser notificados tan pronto como reciban una nueva asignación de trabajo. De este modo, puedes controlar fácilmente quién está trabajando en qué, y tu equipo tendrá una idea clara de cuándo hay que entregar el trabajo.
Cree su propio proceso formal y eficaz de solicitud de trabajo y céntrese en realizar el trabajo.
