Los proyectos son de todos los tamaños y formas, esto es un hecho. Cuando se gestionan grandes proyectos, lidiar con todo tipo de tareas y pasos puede ser muy difícil y abrumador, por lo que siempre es una buena idea organizar las tareas en varios niveles y mostrar esos elementos visualmente. En gestión de proyectos, esta práctica se conoce como estructura de desglose del trabajo.
Una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) puede definirse como un desglose de un proyecto orientado a los entregables, que se centra en organizar las tareas en múltiples niveles y tareas más pequeñas, y en mostrar gráficamente los elementos resultantes.
En la gestión de proyectos, una estructura de desglose del trabajo representa un elemento clave porque ayuda a organizar el trabajo de un equipo en secciones manejables y a identificar todo lo que debe realizarse antes de completar un proyecto.
¿Por qué utilizar una estructura de desglose del trabajo?
Este enfoque basado en los entreg ables ayuda a los gestores de proyectos a trabajar con una imagen mucho más detallada de las actividades, entregables e hitos que deben cumplirse a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. En otras palabras, crear una estructura de desglose del trabajo puede ayudarle a descomponer el trabajo que tiene que hacer en elementos más pequeños y detallados.
Cuando los proyectos son de mayor envergadura, la creación de una EDT puede ayudarle a gestionar la complejidad de un gran número de tareas y subtareas. Y, al ofrecer una mejor visibilidad, también puede ayudarte a asegurarte de que cada tarea se realiza en el momento adecuado.
¿Cuáles son los elementos clave de una estructura de desglose del trabajo?
Jerarquía. Una estructura de desglose del trabajo es una "descomposición jerárquica" del trabajo total que hay que realizar a lo largo del proyecto. Esto significa que cada tarea "hija" tiene una relación jerárquica con la tarea "madre". Al sumar las tareas "hijas", estará construyendo una imagen clara de la "madre" o tarea principal.
Elementos exclusivos. Todos los elementos deben ser excluyentes entre sí y nunca deben solaparse. También tendrás que seguir la regla del 100%, que se refiere al hecho de que cada nivel de la estructura debe estar completado al 100% hasta el nivel "padre".
Resultados. Al crear una EDT, tenga en cuenta que se trata de un gráfico orientado a los resultados. Hay que centrarse en los resultados y no en las meras actividades necesarias para conseguirlos.
Al crear una estructura de desglose del trabajo, es fundamental comprender claramente las metas y objetivos del proyecto. Esto le ayudará a identificar los entregables de alto nivel (tareas principales) y a desglosarlos en etapas y tareas más pequeñas y ejecutables.
Si conoce sus tareas, podrá evaluar cada una de ellas y calcular los costes y los recursos necesarios para llevarlas a cabo. Además, al conocer tus objetivos y tus tareas, tendrás una mejor idea del tiempo que os llevará a ti y a tu equipo completarlas, y te resultará mucho más fácil crear un calendario y un cronograma para tu trabajo, mejorando tus posibilidades de éxito, pero manteniendo al mismo tiempo un enfoque realista.
Crear una estructura de desglose del trabajo con Instagantt
Piense en una EDT como un recurso que le ayudará a organizar su trabajo, comprender sus objetivos y mostrar sus tareas gráficamente.
Crear una estructura de desglose del trabajo utilizando Excel o PowerPoint puede ser un enfoque común y sencillo, pero esas herramientas sólo pueden llegar hasta donde llegan y tienen un uso limitado. No habría forma de asignar fácilmente tareas a distintas personas ni de visualizar las tareas junto a sus plazos, por mencionar sólo un par de inconvenientes. Y aquí es exactamente donde un software de diagramas de Gantt como Instagantt puede ayudarle.
Estructura de desglose del trabajo
Instagantt se especializa en la creación de diagramas de Gantt visualmente impactantes en sólo un par de minutos. Con sólo unos clics, estarás listo para empezar a crear tus propias tareas y subtareas, crear dependencias entre ellas y asignarlas a tus compañeros de equipo. Y al establecer plazos claros, también te asegurarás de que tu equipo no se retrasa en ninguna tarea.
