Plantilla de lista de control de incorporación de empleados
Cuando alguien abandona su empresa, ya sea voluntaria o involuntariamente, querrá que el proceso de transición sea lo más fluido posible. Crear y aplicar cuidadosamente un proceso de desvinculación de empleados ayuda a las empresas a adelantarse a situaciones difíciles, a mantener una buena reputación y a ofrecer una despedida memorable y positiva a sus empleados.
El offboarding puede definirse como el proceso que conduce a la separación formal entre un empleado y una empresa. Puede ser un proceso voluntario (dimisión, jubilación) o involuntario (despido). Pero tanto si se trata de uno como de otro, la transición de los empleados fuera de una organización debe ser un proceso coordinado y estandarizado, ya que implica varios procesos y tareas que deben seguirse en un orden específico.
La incorporación de un empleado significa que tendrá que transferir varias responsabilidades laborales a otra persona, por lo que es muy importante que el proceso sea lo más eficaz, organizado y metódico posible. Además, cuando alguien abandona una organización o pasa de un puesto de trabajo a otro, suele haber varios departamentos o personas que tendrán que participar en el proceso para garantizar que se siguen y cumplen todos los protocolos y disposiciones.
¿Por qué es tan importante el Offboarding para las empresas?
La salida de un empleado debe ser un proceso profesional y estructurado. Querrá mantenerse a la cabeza en un entorno competitivo y también asegurarse de que el empleado que se incorpora tiene la sensación de estar recorriendo un proceso cuidadosamente planificado, que deja intacta la reputación de su empresa. ¿Por qué es tan importante el offboarding?
El hecho de que sus empleados se vayan con una sensación positiva puede hablar muy bien de los valores de su empresa. Un proceso de incorporación satisfactorio también puede dar lugar a embajadores de la marca, y esto solo puede lograrse mediante una buena impresión duradera de usted y de su empresa, una impresión que un empleado en transición podría compartir posteriormente en sus redes personales y profesionales.
Un proceso de desvinculación bien estructurado puede contribuir a enriquecer la experiencia de un empleado al proporcionar una evaluación profesional de cada una de las responsabilidades asumidas por ese empleado, lo que puede servir como una oportunidad para proporcionar retroalimentación, así como para destacar los logros alcanzados durante su tiempo y su carrera.
Es el momento perfecto para recibir información útil sobre su empresa, que podrá utilizar para mejorar sus procesos. Realizar entrevistas de salida puede ser una forma excelente de conocer mejor su empresa y a las personas que trabajan en ella. Este es el tipo de información que, analizándola, puede ayudarle a reducir la rotación de empleados.
Mejores prácticas para la incorporación de empleados
Analicemos algunas de las mejores prácticas de incorporación de empleados que las empresas pueden incorporar a su proceso de gestión:
Haga una lista. La incorporación de los empleados debe ser un proceso coherente que pueda revisarse. Hacer una lista con todos los pasos necesarios puede facilitar mucho este proceso.
Obtenga información valiosa. Las empresas deben documentar los motivos de la salida de sus empleados. Las personas están más dispuestas a comentar detalles sobre la organización cuando saben que ya no dependen de ella. Las entrevistas de salida deben realizarse siempre durante el proceso de incorporación para recopilar información importante sobre la cultura, los procesos, la ética y la moral del grupo. Posteriormente, RRHH puede documentar y utilizar esta valiosa información para determinar tendencias y proporcionar información a la organización a lo largo del tiempo.
Revise las prestaciones, la cláusula de confidencialidad y las indemnizaciones por despido. La propiedad intelectual y los acuerdos de confidencialidad deben discutirse antes de que el empleado abandone la empresa. Lo mismo cabe decir de las finanzas, el seguro médico y las indemnizaciones por despido. Asegúrese de que sus empleados conocen y entienden las condiciones de su salida.
Revise los artículos del inventario. Suele haber varias cosas y objetos que se entregarían al empleado durante su tiempo en la empresa. Tarjetas de identificación, llaves, tarjetas de acceso, dispositivos móviles, ordenadores portátiles, software, pases de aparcamiento, y la lista podría continuar. Contabilice todos estos objetos antes de su partida.
Evite que baje su productividad. Es importante que los conocimientos se transfieran eficazmente a otra persona. Cuando un empleado se marcha, sus actividades se verán interrumpidas, pero esto no debe traducirse en una caída de su productividad. Si se asegura de que su empleado comprende la importancia de transferir la información sobre los sistemas que utiliza, los contactos, la documentación, las contraseñas, las responsabilidades específicas y la propiedad de los recursos, podrá asegurarse de que la siguiente persona será capaz de realizar su trabajo con eficacia.
Agilice el proceso de incorporación de sus empleados con Instagantt
La desvinculación no es sólo una cuestión de mantenimiento de registros, también puede tener consecuencias importantes para su empresa. Desde evitar lagunas de seguridad o responsabilidades hasta proporcionar una despedida memorable a sus empleados y promover el "efecto antiguo alumno", un proceso de offboarding bien planificado puede ayudar a los directivos a estar al tanto de todas las salidas.
Independientemente del tamaño de su empresa o del tiempo que el empleado haya participado en ella, la incorporación es un proceso crítico que puede tardar días en completarse. Y dado que este proceso incluye muchos pasos diferentes, puede ser difícil recordar cada uno de ellos o confiar en una simple lista de comprobación para asegurarse de que se completa cada paso. Después de todo, pasar por alto un solo paso podría traducirse en riesgos financieros y de seguridad para su empresa. Cuando se trata de evitar errores y seguir el ritmo de las tareas cronológicas, Instaganttes la solución perfecta.
Instagantt es un diagrama de Gantt que puede ayudarle a crear flujos de trabajo eficientes para su proceso de offboarding. Puede crear múltiples procesos para cada tipo de escenario de manera que se adapte perfectamente a las necesidades de su empresa. Pero lo más importante es que usted nunca perderá un paso porque esta herramienta fue hecha para la gestión de proyectos y horarios, y usted puede fácilmente realizar un seguimiento y actualizar sus diferentes tareas.
Además, podrá exportar y compartir sus listas de comprobación con miembros de RR.HH., directivos, miembros del equipo e interesados por igual, lo que le ayudará a asegurarse de que todo el mundo está al corriente.
