¿Qué es la PMO en la gestión de proyectos?

¿Qué es la Oficina de Gestión de Proyectos?

Empecemos por el principio. Si nunca has oído hablar de ella, PMO es el acrónimo de oficina de gestión de proyectos. Y la oficina de gestión de proyectos es una parte específica de tu organización que se encarga de decidir qué es realmente la gestión de proyectos. Puede sonar un poco extraño. Si llevas mucho tiempo trabajando en gestión de proyectos sin esta oficina, puede que te preguntes por qué es importante o cómo funciona realmente.
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Así que, para que quede un poco más claro, esta oficina es un departamento independiente dentro de tu empresa. Al igual que tienes un departamento de contabilidad y otro de marketing, también tienes un departamento de gestión de proyectos. Este grupo es responsable de crear una mejor comprensión de lo que significa la gestión de proyectos para su empresa. Analizan las normas que rigen la gestión de proyectos en su empresa y se aseguran de que se cumplan en todo momento.
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Básicamente, se encargan de garantizar que las tareas y los proyectos se lleven a cabo como es debido. Pueden ayudarte a entender mejor los proyectos cuando creas los planes en torno a ellos o pueden establecer las normas básicas de lo que tienes que hacer exactamente para cumplir las normas y reglamentos de la empresa.

Por qué necesita una oficina de gestión de proyectos

Ahora que ya sabe en qué consiste esta oficina o departamento, quizá se pregunte por qué es tan importante que exista. ¿Por qué necesita un departamento para gestionar sus proyectos? Al fin y al cabo, ese es tu trabajo como gestor de proyectos, ¿no? Tú te encargas de planificar las cosas y de asegurarte de que todo se hace correctamente. Pero tener un grupo aparte que se encargue de las normas y reglamentos generales puede ser una parte importante del proceso.
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La oficina de gestión de proyectos puede ser algo más que el grupo regulador de tus proyectos. También pueden encargarse de ayudarte en cada paso de la ejecución de un proyecto. Así, pueden ayudarte a facilitar el proyecto con el que estás trabajando. Pueden incluso encargarse de la gestión de proyectos o de la cartera de proyectos de todo tu equipo. Pueden encargarse de supervisar los distintos proyectos que se estén ejecutando en tu empresa y de elaborar informes sobre el estado de cada uno de ellos.
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Incluso más que eso, podrían ayudarte a recibir el apoyo que necesitas para ejecutar tus proyectos. Cuanto más quieras que se encarguen, más se les puede permitir trabajar. En general, cuanto más les aumentes las responsabilidades y el control, menos tendrás que preocuparte por los proyectos y más centralizado estará el proceso. Además, te asegurarás de que todos tus proyectos sigan el mismo sistema cada vez que los ejecutes. Esto puede hacer que tu equipo sea más eficiente en la ejecución de los proyectos.
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Así, cuando la oficina de gestión de proyectos termina un proyecto, te ha ayudado a tomar las decisiones correctas y a conseguir que las tomen las personas que tienen que tomarlas (ya seas tú o los superiores). También se aseguran de que se lleven a cabo las auditorías y de que todo el mundo rinda cuentas. Además, se aseguran de que todos los que necesitan saber lo que está pasando lo sepan y de que todos los aspectos importantes de cualquier proyecto sean totalmente transparentes. Esto ayuda a que todos se sientan escuchados y comprendidos de la forma adecuada.
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Son los que se aseguran de que haya un sistema y de que todos sepan cuál es. Así, la próxima vez que haya que llevar a cabo un proyecto ya se sabe cómo hacerlo. Ya lo han diseñado todo y lo han dispuesto para que te resulte fácil. Este es también un buen lugar para ejecutar tu diagrama de Gantt. La creación de una plantilla de diagrama te permitirá rellenar datos específicos y empezar a introducir personas y fechas sobre la marcha sin tener que empezar de cero cada vez.
A partir de ahí, se aseguran de que cualquiera que necesite ayuda la reciba de forma rápida y eficaz para que el proyecto no se resienta. Pueden encontrar la manera de conseguir tutoría o formación para algunas personas del equipo (o para todo el equipo cuando están empezando). Y se aseguran de que el proyecto se completa correctamente, ejecutando el nivel adecuado de control de calidad y asegurándose de que todo queda documentado y organizado para que pueda recuperarse cuando sea necesario.

Crear una PMO

¿Está listo para crear su propia oficina de gestión de proyectos, pero no está seguro de cómo hacerlo? Bueno, en realidad no es tan difícil como podría pensar. Vas a necesitar cierta autoridad en tu oficina porque vas a incorporar a gente nueva o a reasignar a algunas de las personas que ya están en tus equipos. Pero el proceso de prepararles para que empiecen a asumir estas funciones será mucho más sencillo de lo que imaginas y facilitará mucho las cosas a todos los implicados cuando hayas terminado.
Considere este proceso muy similar a la gestión del proyecto que van a estar a cargo de cuando haya terminado. Debes asegurarte de que sigues todos los pasos necesarios para elegir a las personas adecuadas para este equipo y para asegurarte de que saben de qué van a ser responsables en el momento en que finalmente estén a cargo. Después de todo, la creación de una PMO que no puede hacer nada o no sabe cómo hacer nada definitivamente no te va a ayudar en nada.
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En primer lugar, asegúrese de saber exactamente lo que está pasando en su empresa que la oficina de gestión de proyectos estaría a cargo. ¿En qué tipo de proyectos están trabajando ahora mismo? ¿Cómo van esos proyectos? ¿De qué es responsable cada uno? Si ya dispone de un software de diagramas de Gantt para estos proyectos, estará por delante de la curva y estará más que preparado para transferir esa información a una única entidad o grupo que se encargue de ella.
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A continuación, tendrás que ver quién va a ser responsable de la oficina de gestión de proyectos y de quién es responsable la oficina de gestión de proyectos. Establece las reglas básicas que deben seguir y de qué es responsable la organización. Hay que asegurarse de que todos los miembros del equipo sepan exactamente cuál es su trabajo. Tienen que saber si se limitan a promulgar las normas y reglamentos vigentes o si tienen potestad para crear los suyos propios (a modo de ejemplo).
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Quizá sean responsables de ayudar con la formación o de ayudar a gestionar todo el proyecto de principio a fin. O quizá sólo quieras que se aseguren de que se cumplen las políticas. Tú y tu organización tenéis que establecer las normas de este equipo antes de empezar a incorporar gente a él. Si no saben lo que tienen que hacer, sólo les causarán problemas a ellos y a todos los demás miembros de la empresa que no sepan para qué están ahí.
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Por último, póngalo en marcha. Tienes que incorporar gente a este grupo o equipo. Tienes que asegurarte de que les has formado adecuadamente para que puedan ejecutar todas sus tareas y sepan lo que hay que hacer. Tienen que saber todo lo posible sobre su trabajo antes de que nadie más sepa que están allí. Si tienen que empezar a responder preguntas o ayudar a los demás antes de saber cómo hacerlo, sólo les causará problemas, y eso no es lo que quieres.
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Una vez que todos los miembros del equipo sepan lo que hacen y cómo tienen que hacerlo, habrá llegado el momento de presentarlos al resto del equipo. Empieza a explicar al resto de la organización quiénes son estas personas y qué es este nuevo departamento. Quieres que todos sepan qué van a hacer y por qué son una nueva parte importante del equipo. Cuanto más fluida sea la transición para aprovechar todo el potencial de un equipo de gestión de proyectos, mejor será para todos. Por eso tienes que explicar lo que va a cambiar y lo que no.
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Asegúrate de que todos los miembros de tu organización se sienten cómodos con la nueva forma de hacer las cosas. Quieres que todo el mundo entienda las normas, los reglamentos, el proceso y cualquier otra cosa relacionada con la gestión de proyectos. Si, para empezar, su equipo de gestión de proyectos sólo va a asumir algunas funciones, explíquelo. Asegúrate también de explicar todo lo que vaya a cambiar. Si el nuevo departamento empieza con una función limitada, pero con el tiempo irá adquiriendo funciones adicionales, asegúrese de comunicárselo a todos los miembros de la organización. Y asegúrate de mantenerlos informados a lo largo del proceso.

Aprovechar al máximo las PMO

Cuando llegue el momento de aplicar realmente el proceso y poner en marcha su PMO, empezará a ver diferencias y mejoras en su empresa. Centralizar este proceso puede facilitar que todo el mundo sepa lo que está pasando en cada momento. No sólo eso, sino que puede garantizar que todos sus proyectos se lleven a cabo exactamente de la misma manera en todo momento. Todo lo que necesita ahora es un sistema de software que le ayude a realizar un seguimiento de todos los proyectos de los que es responsable su PMO.
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Los creadores de diagramas de Gantt son una gran manera para que usted y su PMO puedan realizar un seguimiento de todo lo que tienen que hacer. Con este tipo de gráfico pueden crear una hoja separada para cada uno de los proyectos que están supervisando y pueden crear tareas individuales dentro de cada uno de esos proyectos. Esto les permite llevar un registro de cada pieza del rompecabezas que hay que completar, así como de quién es responsable de ella cuando hay que hacerla y qué más puede depender de que se haga. Con estos gráficos, todo el mundo puede hacer un seguimiento de lo que está pasando en los proyectos individuales mucho más fácil.
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La creación de estos gráficos es un broche de presión si usted es el director del proyecto para un solo proyecto o usted va a estar a la cabeza de la PMO y la necesidad de gestionar varios. Cada uno de estos gráficos le facilitará el seguimiento de todo lo que ocurre a su alrededor, que es el objetivo de la PMO, después de todo. Entonces, ¿qué vas a hacer? ¿Vas a crear una PMO en tu empresa? ¿Y empezar a elaborar los diagramas de Gantt que necesita para mantener las cosas en el buen camino o va a seguir haciendo las cosas como siempre? Si estás pensando en implantar una PMO en tu organización, o si alguna vez te lo has planteado, pueden suponer una gran diferencia. Si nunca ha pensado en una PMO o no sabe qué es lo que hace, espero que ahora lo entienda mejor y esté listo para empezar el proceso de implantar una en su empresa. No hay ninguna razón por la que no puedas crear un nuevo departamento, especialmente uno que va a hacer las cosas mucho más fáciles y eficientes en tu organización.