Asana, uno dei migliori strumenti di gestione dei progetti sul mercato

Cos'è Asana

Approfondiamo un po' questo programma. È relativamente nuovo e attualmente è utilizzato solo da circa 30.000 persone. Ma questo non significa che non sappiano cosa stanno facendo. Anzi, sembra che sappiano molto bene quello che fanno e che offrano molte funzioni. In effetti, Asana è stato creato da alcuni dei grandi personaggi che facevano parte di altre due grandi aziende tecnologiche, Facebook e Google. Quindi, se non eri sicuro di volerti fidare di questo software relativamente nuovo, questo dovrebbe darti più fiducia.
‍
Offre pianificazione, condivisione e organizzazione della tua lista di cose da fare e permette a tutto il tuo team di partecipare al processo. La cosa migliore è che questo sistema è semplice da usare, il che significa che chiunque può utilizzarlo senza problemi. Potrai insegnare a usare questo software anche ai membri del tuo team più avversi alla tecnologia. Questo lo renderà prezioso per i team in cui sono presenti membri di diverse generazioni e con diversi livelli di confidenza con la tecnologia.

Come funziona?

In generale, dovrai creare il tuo account e iniziare ad assegnargli delle persone. Puoi creare diversi team all'interno del tuo account in modo che le persone siano collocate nei posti giusti. Quindi, se hai un team che lavora al Progetto A, sarà in un team diverso da quello che lavora al Progetto B. Non solo, ma all'interno dei team puoi creare progetti diversi e all'interno di questi progetti puoi creare sezioni e attività. Tutte queste cose ti renderanno molto più facile tenere traccia delle cose che il tuo team deve fare.
‍
Ora, ogni compito specifico che crei riceve un nome, una data di scadenza e i membri del team che gli vengono assegnati. Puoi impostare tag, sottoattività e altri testi che ti aiuteranno a delineare cosa succede all'interno di quel compito. Inoltre, puoi impostare lo stato di un'attività. Ciò significa che puoi impostarlo come in fase di revisione, in fase di feedback o in qualsiasi altro tipo di stato tu voglia. Puoi anche decidere come impostare questi stati. C'è anche una casella di posta che permette a tutto il tuo team di comunicare facilmente tra loro.
‍
Per chi vuole iniziare, funziona con team di qualsiasi dimensione. La differenza sta nel prezzo. La versione gratuita di Asana ti dà accesso a ricerche, archivi, elenchi di cose da fare di base e attività generali, oltre a un totale di 15 membri del team. Se non sei sicuro al 100% di come funzionerà o se funzionerà per te o se hai un piccolo team, questo potrebbe essere sufficiente per te. Potresti riuscire a far funzionare la versione gratuita, almeno per un po'.
Se invece hai un team più numeroso o hai bisogno di funzioni più avanzate, vorrai la versione a pagamento del servizio. Il costo è di 7,50 dollari per utente ogni mese in cui vuoi utilizzare il servizio. Ciò significa che dovrai sostenere un costo non indifferente. Quindi, se decidi di pagare, è meglio che tu sia sicuro che questo sia il servizio che vuoi e che funzioni per te. Non vorrai spendere tutti quei soldi per qualcosa che non funziona.

Caratteristiche generali

Ora diamo una rapida occhiata ad alcune delle funzioni più importanti che accompagneranno il tuo sistema Asana. Naturalmente avrai una lista di cose da fare, che ti permetterà di creare i tuoi compiti e di decidere cosa è importante per te nella giornata (o più a lungo). In effetti, la tua lista delle cose da fare può contenere qualsiasi cosa tu voglia e può riguardare solo te o un intero team che hai creato. Questo è un modo per creare un'esperienza personalizzata, che include l'aggiunta di compiti e l'assegnazione di scadenze e altro ancora.
‍
Con la versione premium avrai a disposizione funzioni come la reportistica, che ti permette di vedere come si comporta il tuo team in termini di risultati e compiti. Inoltre, ti permette di impostare le date di inizio dei progetti anziché solo quelle di fine, il che ti aiuterà a mantenere i collaboratori in carreggiata per quanto riguarda le cose che devono essere fatte con maggiore urgenza e quelle che potrebbero aspettare un po' di più prima di essere affrontate. In questo modo l'intero team continuerà a fare le cose che deve fare e quando deve farle.
‍
Altre funzioni includono una casella di posta elettronica con notifiche. Questa viene fornita a tutte le persone del tuo team e ti permette di inviare loro notifiche quando assegni nuovi compiti o quando invii loro un messaggio. In questo modo ti assicurerai che non si perdano nulla e nemmeno tu. Se qualcuno ha una domanda, la vedrai subito e potrai occupartene immediatamente. Tutto ciò che devi fare è tenere d'occhio le notifiche e Asana ti permetterà di farlo in modo semplice e veloce. Così sarai pronto a partire in men che non si dica.
‍
Inoltre, avrai a disposizione funzioni come il supporto prioritario, la sicurezza dei dati e l'archiviazione delle tue attività e liste di controllo. Potrai utilizzare tutte queste funzioni nel modo che preferisci e potrai essenzialmente personalizzare il sistema per assicurarti di avere un sistema che puoi utilizzare. In fin dei conti, vuoi qualcosa di facile e con questo sistema, sia che tu abbia la versione a pagamento che quella gratuita, avrai esattamente questo. Tutto ciò che devi fare è assicurarti di valutare quale versione del sistema ti serve.

Dove vince

Ok, vediamo quali sono le migliori caratteristiche di Asana. Dopotutto, ha dei servizi e delle funzioni fantastiche ed è per questo che continua ad avere un buon successo. Vogliamo quindi dare un'occhiata più da vicino a dove sta prosperando e a come continuerà a fornirti i servizi e le funzioni che stai cercando. Una volta che lo saprai, sarai più preparato a prendere una decisione (anche se ti consigliamo di dare un'occhiata anche ai difetti nella sezione sottostante).
‍
L'interfaccia è uno dei motivi principali per cui Asana funziona così bene e questo perché ha un'interfaccia molto bella e semplice da usare. È davvero facile per chiunque capire come funziona il sistema e come accedere alle diverse parti di cui si ha bisogno. Non c'è una curva di apprendimento particolare, il che lo rende perfetto per qualsiasi utente.
‍
Poi, se stai cercando un modo per creare una lista di cose da fare, sei sicuramente nel posto giusto. Questo sistema è esattamente l'obiettivo di questo sistema. Ti aiuterà a creare una lista di cose da fare in modo molto semplice. Tutto quello che devi fare è creare la tua attività e poi puoi trascinarla dove vuoi. In questo modo non avrai problemi ad aggiungere nuove attività, a spostarle e a fare qualsiasi altra cosa tu abbia bisogno di fare.
‍
Se hai solo poche persone che lavorano nel tuo team o nella tua azienda, ti divertirai molto con questo software, che offrirà a te e a loro un luogo ideale per interagire e un ottimo modo per vedere su cosa stanno lavorando tutti. Se hai meno di 5 persone che lavorano nel tuo team, ti troverai benissimo.
Chi ha bisogno di impostare le cose a un certo livello di priorità può farlo con Asana. Anche se è più facile impostare un solo elemento come priorità massima e poi impostare gli altri elementi a un livello inferiore, puoi regolare i livelli in modo diverso. Questo ti aiuterà a stabilire cosa deve essere fatto e chi deve assicurarsi che venga fatto.
‍
L'aspetto del calendario è una delle cose migliori di questo sistema. Ti permette di vedere il tuo calendario in una sola volta e consente a tutti i membri del team di vedere cosa c'è da fare o quali compiti si stanno svolgendo. Ti mostrerà anche una linea temporale e ti permetterà di vedere come le diverse attività dipendono l'una dall'altra. Tutto questo ti permetterà di portare a termine le tue attività nei tempi e nei modi previsti, in modo molto più semplice e veloce.

Dove fallisce

Ok, non ci piace parlare di cose che non funzionano, ma questo è un aspetto che dobbiamo analizzare più da vicino. Vuoi assicurarti di avere un sistema che funzioni per te e per tutto il tuo team e questo significa che devi essere sicuro di conoscere gli aspetti negativi di Asana. In questo modo saprai come contrastarli o quali sono gli aspetti da cercare altrove. Dopo tutto, vorrai qualcosa che ti permetta di occuparti di tutte le attività importanti della tua azienda, giusto?
‍
La comunicazione tra diversi team non è un processo semplice. Al contrario, sei costretto a comunicare solo con un team specifico e solo con gli altri all'interno di quel team. Questo può rendere un po' difficile utilizzare il software al massimo delle sue potenzialità. Dopo tutto, ci saranno sempre momenti in cui dovrai comunicare con qualcuno che non fa parte dello stesso team perché qualcosa che stai facendo si sovrappone o perché hai bisogno della sua assistenza. Se devi escludere la comunicazione dal tuo sistema di gestione delle attività, non ti sarà d'aiuto.
‍
Poi, se hai un team numeroso, dovrai pagare un sistema aziendale. Questo può essere costoso, soprattutto perché devi pagare per ogni membro che dovrà usare il sistema e paghi ogni mese. Quindi, se il sistema verrà utilizzato da molte persone, dovrai effettuare un aggiornamento e dovrai valutare i pro e i contro del costo che stai sostenendo. Tuttavia, avrai modo di bilanciare i costi, perché potrai farli ricadere sui costi per i tuoi clienti.
‍
Purtroppo, alcuni dei software che Asana sta iniziando a introdurre e i diversi modi in cui inizia a parlare di miglioramenti sono un po' obsoleti. Molte altre aziende offrono già alcune di queste funzionalità, ma Asana è appena entrata nell'arena. Questo può essere un po' uno svantaggio, ma se guardi più da vicino puoi vedere che alcune di queste funzioni speciali non sono così necessarie come potresti pensare. Ecco perché Asana non ci ha dedicato molto tempo all'inizio, scegliendo invece di concentrarsi su altre aree più importanti.
‍
Non c'è un vero e proprio studio su ciò che accadrà in seguito con il sistema. Nessuno sa quali prodotti verranno lanciati o quali funzioni e servizi. Non si sa nemmeno quando verranno introdotte le correzioni dei bug, il che può essere un po' snervante per alcuni e fastidioso per altri. È un aspetto che dovrai tenere sotto controllo e che potresti trovare fastidioso. Fortunatamente, ci sono molti aggiornamenti importanti che avvengono in tempi relativamente brevi, quindi non dovrai preoccuparti di aspettare troppo, anche se non sai quando arriverà.
‍
A volte Asana sembra anche un po' troppo giocoso. Alcune delle funzioni e degli aspetti di fondo del sistema sembrano amatoriali e sembrano più inclini al gioco che a un sistema serio di cui hai bisogno per lavoro. Ma forse è proprio questo che ti serve, qualcosa di più giocoso e divertente per spezzare la monotonia della tua giornata lavorativa, giusto? Se è così, allora sei nel posto giusto quando si tratta di lavorare con Asana. Ha un po' di tutto ciò di cui potresti aver bisogno.

Le principali novità

Allora, cosa è successo ad Asana ultimamente? Con tutto quello che abbiamo detto, potresti pensare che questo sistema non stia facendo molto o che tenda a rimanere indietro. Ebbene, ci sono alcune aree positive di Asana e alcuni aspetti importanti a cui vorrai dare un'occhiata. Stanno introducendo alcuni nuovi software che non troverai necessariamente in altri posti, come nuove automazioni e persino nuovi metodi di reporting. Quindi, se sei interessato a queste funzionalità, dai un'occhiata a ciò che è disponibile qui.
‍
Innanzitutto, l'automazione. Se hai delle attività che devono essere ripetute più volte o per tutti i tuoi progetti, puoi impostarle in modo che vengano eseguite automaticamente. Potrai personalizzare alcune di queste funzioni e assicurarti che tutto ciò che deve essere fatto venga fatto. Non solo, ma non avrai problemi a ridurre alcuni degli errori che potresti commettere altrimenti. Inoltre, ti aiuterà a ridurre il tempo che dovrai impiegare per fare le cose. Tutto questo si tradurrà in un vantaggio per te.
‍
Per quanto riguarda la reportistica, Asana collabora con un servizio chiamato Forrester Wave. Potrai ottenere informazioni su diverse collaborazioni e scoprire diversi tipi di gestione del lavoro. Avrai a disposizione molte informazioni e potrai utilizzarle per i tuoi scopi. Alla fine, sarai molto più preparato su ciò che deve essere fatto nel tuo sistema Asana. Tieni presente che riceverai questo report aggiornato con il tuo servizio, quindi potrai iniziare subito ad applicare le informazioni.

Fa per te?

So, is Asana going to be the software for you? Well, that’s going to be a relatively personal choice. You’re the one who has to decide whether you like this system or you don’t. You have to take a closer look at each of the benefits and features that it does offer and compare them to the features that you’re not going to get. You might be able to get some different features by going with a different system. You might be able to get the most important ones with this or another system. Remember, you may have to make some sacrifices.
‍
When it comes to getting the best system for your business the most important thing you can do is balance out your top needs and the sacrifices that you’re willing to make to get those things. If you’re willing to give up a little bit of money to get the other features that you can access through Asana then this is great for you. Other features and shortcomings might balance out different ways for you too. And keep in mind that this is all about what’s going to work for you, not someone else.
‍
Now, if you have a small business you’re going to see the benefits when it comes to Asana. You’re going to be able to work with your team more easily and to balance out the different tasks that need to be done. You’re going to have a free system that gives you a whole lot of features and combines great with your Gantt Chart Software (Instagantt). It’s all going to make for a cohesive system that you can use for any area of business. Your entire office is going to be more than happy to be able to collaborate this way.
‍
If you have a large business you’re going to see even more benefits from this system because you’re going to have an array of different benefits with the paid version. You’ll be getting all of the same benefits that come with the standard, but you’re also going to be upgrading those features and getting a whole lot more. What could be better than that? If you’re going to pay for the service you want to make sure that you’re getting something that’s going to be worth the investment, right?

So, are you going to get good features out of Asana? In short, absolutely. And when you combine Asana with Instagantt you’re going to be even better off. You’ll be able to utilize all of the top features that we already mentioned when it comes to Asana and you’ll also be able to make sure that you’re shoring up the areas where Asana may not be doing as well as you had hoped. Instagantt can take care of it too.
‍
But in all fairness, we’ve explained what Asana can do for you, and some of its unique features. However, we haven’t really gotten into what Instagantt has to offer, and all the benefits your team will be introduced to by using it. So let’s dive a little bit into this software.


What is Instagantt?

Instagantt is a web app developed for as a Gantt chart maker that help you visually plan project schedules with your team.
‍
It's honestly the perfect Gantt chart ally you were hoping for. This tool makes project planning easy, as it allows you to create a Gantt chart, schedule tasks, and set start and due dates.
‍
What’s even better is that this system is simple to use. It's so intuitive, that you and your team will be able to start using it right away.  
‍
Gantt Chart Software for Asana
‍
By creating an Instagantt account linked to Asana, you'll be able to manage and create Gantt Charts for your Asana Projects. So, how do you start using Instagantt for Asana? During your first Instagantt session, you will be prompted to browse your Asana projects and connect those that you'd like to visualize in Gantt format, given that you may only want to connect one or a few of your projects, versus your entire list of projects.
‍
Two-way Communication Between Asana and Instagantt
‍
And once you choose which projects to connect, just like that, your tasks (and all your information related to your tasks) will be transformed into Gantt chart mode. This means that descriptions, the names of your tasks and subtasks, assignees, and start and due dates you had previously assigned to your projects in Asana, will be immediately synchronized to Instagantt. Why does this happen? Because there is two-way communication between Asana and Instagantt, meaning that changes made in Asana reflect in Instagantt straight away, and vice versa.
‍
Your Favorite Asana Features Sync to Instagantt
‍
We’ve mentioned your top Asana features also work in Instagantt. But it’s more than that. We’re talking full-on synchronization between the way you manage your projects. What does this mean? It means that features such as Milestones, which are incredibly useful and make for check-points that mark a critical decision factor within your project, also sync from Asana to Instagantt.
‍
As you probably know by now, making communication between teams a simple process is one of our main goals. So it makes sense that we would make a point to deliver a great tool that allows for comments to quickly synchronize between the two systems. This way, when you add comments to tasks, they will also automatically show up on your Gantt chart. Also, when you create new comments on Instagantt, the information will sync to your project in Asana.
‍
The same goes for great features such as dependencies and tags. We’ve made the best and most useful project management features available and fully connected between the two software so that any progress you make in one, automatically reflects on the other one. When we say your team won’t miss anything anymore, we really mean it. Asana and Instagantt can make your team reach a new level in no time.

‍