Program Manager vs. Project Manager.
Qual è la differenza?

Cos'è un Program Manager

Attualmente hai un program manager nella tua azienda? Forse stai pensando: "Certo che ce l'ho, ma nella mia azienda lo chiamiamo project manager". Le due figure sono molto diverse ed è importante capire come utilizzarle all'interno della tua azienda. Un project manager si occupa di esigenze o progetti specifici e a breve termine. Un program manager, invece, è responsabile della gestione di un programma, che in genere è un gruppo di progetti diversi che lavorano insieme per creare un insieme più ampio. Questo significa che se utilizzi solo project manager, ti stai perdendo un pezzo fondamentale del tuo team.

Capire i progetti:

Quindi, cos'è esattamente un progetto? Un progetto è un piccolo incarico che deve essere eseguito, generalmente un evento unico. Ad esempio, se stai costruendo una casa, il progetto consiste nell'installazione dell'impianto elettrico. Ha confini di costi, risorse, tempo e budget. In genere c'è una scadenza entro la quale deve essere completato e ci sono degli obiettivi generali che devono essere raggiunti per avere successo. Ma questo tipo di incarico ha una portata più limitata. Quindi, come per l'impianto elettrico, è solo un pezzo del puzzle per la costruzione della casa.
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L'idea è di concentrarsi sul breve termine e in particolare sui risultati. I compiti che vengono portati a termine sono generalmente molto tecnici e specifici. In generale, il successo o il fallimento di un progetto viene misurato in base alla qualità del prodotto, al fatto che sia stato completato in modo tempestivo, che abbia rispettato il budget e le regole e che abbia soddisfatto i requisiti o le aspettative del cliente. Questi progetti sono solo piccoli pezzi di un puzzle più grande che deve essere completato, piuttosto che essere un puzzle completo da solo.

Che cos'è un Project Manager?

Un project manager, invece, è responsabile di occuparsi dei singoli progetti all'interno del programma generale. Hanno un'area più piccola di cui sono responsabili, ma all'interno di quell'area sono coloro che sorvegliano l'intero team e si assicurano che tutto si svolga correttamente. Sono anche quelli che riferiscono al responsabile del programma. All'interno del progetto, sono quelli a cui il team si rivolge o a cui fa domande. Sono più che altro persone tattiche all'interno del processo, perché devono far sì che tutto fili liscio.

Alcuni dei compiti di un project manager possono includere:

• Rispetto delle scadenze
  
• Rispettare il budget prefissato
  
• Delegare i compiti ai membri del team
  
• Completare i compiti da consegnare
  
• Coordinare tempi e risorse
  
• Riporta al responsabile del programma
  
• Organizzare il team nel suo complesso
  
• Stima dei costi e budgeting dei progetti
  
• Collaborare con i clienti per garantire la portata del progetto
  
• Monitoraggio dei progressi del team
  
• Rispondere alle domande e ai dubbi dei membri del team
  
• Sviluppare compiti e scadenze
  
• Gestione del rischio complessivo del progetto
  
• Gestione e aggiornamento di report e documentazione
  
• Chiarire l'ambito e il piano del progetto
  
• Sviluppare politiche e procedure per raggiungere gli obiettivi generali
  

I project manager devono essere bravi a comunicare con gli altri e devono essere dei forti leader. Non solo: devono essere adattabili, analitici, decisi, strategici e disposti ad assumersi le proprie responsabilità. Devono saper correre dei rischi, essere in grado di svolgere più attività e di comunicare sia in forma scritta che orale. Devono saper delegare i compiti e, pur avendo una conoscenza pratica del loro settore, assegnano principalmente i compiti ad altri, piuttosto che eseguirne la maggior parte da soli. Di conseguenza, queste persone devono essere in grado di riconoscere il talento e di utilizzarlo bene.
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Un project manager efficace è un pensatore critico, capace di prestare molta attenzione ai dettagli e di gestire il tempo in modo efficace. Deve essere in grado di negoziare, prendere decisioni eccellenti anche sotto pressione e deve essere auto-motivato. La maggior parte dei project manager ha una laurea in economia aziendale, ma ci sono altri modi per entrare nel settore. Sono disponibili anche certificazioni per evidenziare ulteriormente le capacità di un individuo, anche se non sono richieste in tutte le situazioni. Se sei interessato, la PMP è una delle forme più popolari di certificazione che puoi ottenere.
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In generale, i project manager guadagnano tra i 50.000 e i 100.000 dollari all'anno come stipendio. Le tariffe variano in base al luogo in cui si vive (chi lavora nelle grandi città tende a guadagnare di più rispetto a chi vive in aree più piccole) e anche al settore specifico in cui si lavora. I project manager del settore IT tendono a guadagnare di più rispetto a quelli che lavorano in qualsiasi altro campo. Inoltre, chi è considerato un project manager specializzato (ad esempio nel settore IT rispetto a un project manager generico) tende a guadagnare di più. La media per questa posizione negli Stati Uniti è di circa 75.000 dollari.

Comprendere i programmi

Dall'altra parte ci sono i programmi. Se torniamo all'idea di costruire una casa, il programma sarebbe la totalità dell'impresa. Sarebbe la costruzione della casa. Ogni aspetto della casa che deve essere completato sarebbe un altro progetto. Ciò significa che il programma è una serie di progetti tutti raggruppati per raggiungere un unico obiettivo, una casa completata. Con un programma avrai dei benefici e una crescita con il risultato, piuttosto che un piccolo pezzo del puzzle, avrai un puzzle completato.
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L'idea è quella di concentrarsi sul lungo termine e, in particolare, sui benefici che si otterranno quando l'intero progetto sarà completato. I compiti che vengono eseguiti sono piuttosto strategici e in genere sono relativamente generali. L'obiettivo è il risultato e il successo o il fallimento saranno misurati in base al raggiungimento delle esigenze e dei benefici che si vogliono ottenere. Tutti i progetti più piccoli saranno messi insieme per creare questo programma completo e senza che tutti i progetti siano completati correttamente, il programma non sarà un successo.

Che cos'è un Program Manager?

Andiamo avanti e approfondiamo un po' cosa significa essere un program manager. Un program manager è responsabile della comprensione dell'intero programma a cui l'azienda sta lavorando e del suo impatto complessivo sull'azienda. È responsabile del riconoscimento e della valutazione di tutti i progetti che devono essere realizzati per completare il programma generale. Di conseguenza, è a loro che i project manager dovrebbero rivolgersi per ricevere assistenza o per fare rapporto. Da lì, possono assicurarsi che ogni progetto venga portato avanti in modo corretto.
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Alcuni dei compiti di un program manager possono includere:

• Arruolare i team
  
• Strategie di implementazione
  
• Misurare il ROI
  
• Supervisionare la collaborazione tra i team di progetto
  
• Definire le metriche di successo
  
• Valutare le metriche di successo
  
• Coordinare e seguire l'avanzamento dei progetti
  
• Analizzare le politiche, gli obiettivi e le finalità del programma.
  
• Relazionarsi con i diversi responsabili del progetto
  
• Valutare il successo complessivo del programma e del progetto
  
• Sviluppare strategie per il continuo avanzamento del programma
  
• Definire le metriche di successo
  

I responsabili di programma devono essere forti leader perché saranno responsabili dei project manager e, per estensione, dei team di cui questi ultimi sono responsabili. Devono essere eccellenti negoziatori e devono essere capaci di pensiero critico e di forte comunicazione. I responsabili di programma avranno la responsabilità di comunicare sia verbalmente che per iscritto e dovranno essere in grado di interagire con persone di tutti i livelli dell'organizzazione. Allo stesso modo, devono essere in grado di allenare tutti i membri del loro team a tutti i livelli dell'organizzazione, fornendo un rinforzo positivo in ogni fase del processo.
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Nella maggior parte dei casi è necessario il senso dell'umorismo per riuscire a superare tutto il duro lavoro e la coordinazione necessari per eseguire un programma in modo efficace. Il responsabile del programma è anche responsabile di una grande quantità di pianificazione e di deleghe, il che significa che deve essere in grado di svolgere ciascuno di questi compiti in modo equo e corretto. Nella maggior parte dei casi, questi individui hanno una laurea in economia aziendale o possono avere certificazioni e una formazione avanzata che li prepara a questo tipo di ruolo di leadership.
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I responsabili di programma tendono a percepire uno stipendio tra gli 80.000 e i 125.000 dollari all'anno. Questo stipendio è più alto nelle grandi città e più basso nei mercati più piccoli, dove i responsabili di programma possono lavorare per aziende più piccole. Varia anche in base alla descrizione del progetto e al titolo. Ad esempio, un responsabile di programma generale si avvicina alla fascia bassa di questa fascia, mentre i responsabili di programma IT o tecnici si collocano nella fascia più alta. In generale, la media per i responsabili di programma negli Stati Uniti è di circa 87.000 dollari all'anno.

Come sono simili

Ora, per tutti i modi in cui lavorano in aree diverse, i project manager e i program manager sono complessivamente molto simili. In generale, un program manager svolge le stesse mansioni di un project manager, ma su scala più ampia. Si assicura che i project manager svolgano i loro compiti nello stesso modo in cui un project manager si assicura che i membri del team svolgano i loro compiti. È un processo che permette a tutti di sapere cosa stanno facendo e di assicurarsi di avere il giusto supporto per i loro progetti fino in fondo.
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Anche le competenze richieste da questi due ruoli sono molto simili. Entrambi i manager devono essere forti leader e devono essere in grado di comunicare con le persone a diversi livelli dell'organizzazione. Entrambi devono essere in grado di fare piani e delegare compiti e devono essere in grado di pensare in modo critico e di condurre trattative. Sotto molti punti di vista, queste figure saranno molto simili e la differenza principale sarà semplicemente la portata dei compiti che svolgeranno, non tanto i compiti stessi. Entrambi richiedono una buona dose di formazione e di esperienza per essere in grado di eseguirli correttamente.

Gli strumenti di cui hanno bisogno

Sia i project manager che i program manager hanno bisogno di alcuni strumenti importanti. Poiché sono responsabili di così tanti compiti diversi e gestiscono così tante persone diverse, hanno bisogno di modi migliori per tenere traccia di tutto piuttosto che ricordare tutto. Hanno bisogno di modi per monitorare i progressi dei diversi aspetti del progetto o del programma e devono poter controllare i dipendenti senza doverli incontrare fisicamente ogni giorno. Gli strumenti giusti rendono più facile che ciò avvenga in modo efficace ed efficiente.

‍Instaganttè un ottimo modo per tenere traccia di tutto ciò che entrambi i leader hanno bisogno di sapere. Permette di creare team e compiti diversi che possono essere assegnati a ciascun individuo. Ogni compito può essere suddiviso in sottocompiti e può avere scadenze e informazioni diverse. In questo modo, tutti sanno a cosa devono lavorare e come i loro compiti interagiscono tra loro. Possono anche segnalare i progressi fatti, in modo che i project manager e i responsabili di programma possano controllare le fasi del processo. Tutto questo rende più facile il lavoro di tutti i partecipanti.

Tenere traccia dei compiti: Per prima cosa, i manager hanno bisogno di un modo per tenere traccia di tutti i diversi compiti necessari per un progetto e per il programma in generale. Con questo sistema, puoi creare tutti i compiti di cui hai bisogno all'interno delle singole fasi. Questo ti permette di raggruppare i compiti e di assicurarti che ogni fase sappia cosa deve fare e con chi deve lavorare per completare la fase specifica. I collaboratori sanno chi sono i loro "compagni di squadra".
Assegnazione dei compiti - All'interno di ogni compito, potrai anche stabilire le persone che sono responsabili della sua esecuzione.

Potrebbe esserci una persona incaricata di un compito specifico oppure diverse persone che devono collaborare nell'ambito di quel compito. Chiunque abbia accesso al sistema sarà in grado di vedere a chi sono assegnati i compiti e quindi a chi deve rivolgersi in caso di problemi o di necessità di chiarimenti. In questo modo è più facile collaborare e ci si assicura anche che nessuno venga lasciato a piedi o cerchi di capire come portare a termine un compito. I partecipanti sanno sempre a chi possono rivolgersi.
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Assegnare le date: Puoi stabilire la data di inizio e la data di scadenza per ogni compito e anche per le fasi generali. In questo modo si assicura che ogni persona sappia quando deve iniziare a svolgere il proprio compito, quando il suo compito specifico deve essere completato e quando deve essere completata la fase complessiva. Avere questo tipo di scadenze pubblicate e facilmente visibili a tutti i membri del team rende molto più facile per tutti ritenere se stessi e gli altri responsabili. Potranno anche spronarsi l'un l'altro perché sanno cosa deve fare ogni membro del team.

Creare dipendenze: A volte alcune attività devono essere completate per poter completare l'attività successiva. Quando ciò accade, si creano delle dipendenze e questo è possibile grazie a questo sistema. Le dipendenze possono essere impostate in molti modi diversi e quando vengono apportate modifiche a un pezzo del puzzle, tutti gli elementi dipendenti vengono adattati automaticamente in modo che tutto funzioni insieme. In questo modo è più facile per il project manager o il program manager apportare modifiche all'interno del sistema, in quanto non è necessario passare attraverso ogni attività per effettuare tutte le regolazioni. È sufficiente una sola regolazione.

Revisione degli utenti: È facile esaminare tutti i compiti di cui è responsabile un determinato membro del team e vedere in che posizione si collocano i compiti richiesti. Allo stesso modo, è possibile vedere quali compiti ha completato e quali deve ancora svolgere. Ci sono diversi modi per visualizzare questi grafici per rendere il tutto più comodo per il manager e ci sono anche diverse caratteristiche che puoi cercare, come le date, i tipi di progetti e altro ancora. È anche molto facile spostare le attività a persone diverse attraverso questo processo.

Personalizzazione: Tutto è personalizzabile. Ogni attività può essere impostata con colori personalizzati per renderla più facile da vedere. È possibile aggiungere delle sotto-attività all'insieme delle attività per assicurarsi che non venga saltato nessun passaggio e aggiungere delle pietre miliari per organizzare eventi speciali. È anche possibile impostare lo stato di avanzamento di ogni attività, in modo che i membri del team possano tenere tutti aggiornati su quanto hanno fatto e su cosa devono ancora fare nell'ambito delle loro attività. In questo modo è molto più facile per tutti rimanere informati e sapere cosa devono ancora fare.Collaborazione tra i membri del team

: Tutti i membri del team devono essere in grado di collaborare in modo rapido ed efficiente. Devono essere in grado di esaminare i diversi compiti che devono essere eseguiti all'interno della fase a cui sono stati assegnati e di contattare le altre persone che fanno parte di quella fase. Potranno così chiedere aiuto, ottenere chiarimenti e molto altro ancora. Avranno anche la possibilità di controllare il lavoro degli altri, il che potrebbe fornire loro le risposte di cui hanno bisogno senza doverli contattare. Questo può essere più efficiente e garantire una migliore gestione di progetti e programmi.

Creazione di modelli: In molti programmi ci sono progetti specifici che devono essere eseguiti in modo continuativo. Questo significa che di solito ci sono progetti specifici che devono essere eseguiti in tutti i programmi (o almeno nella maggior parte di essi) che porti a termine. La creazione di un modello ti permette di avere un progetto già impostato che può essere aggiunto a un programma ogni volta che ne crei uno. In questo modo si risparmia il tempo necessario per ricreare il progetto e riassegnare i compiti. Se le stesse persone si occupano sempre delle stesse cose, è facile usare un modello per preparare i progetti più velocemente.

Conclusione

In generale, per essere un project manager o un program manager efficace hai bisogno di molte caratteristiche diverse. Sei il responsabile di ciò che tutti i membri del team realizzano e sei anche responsabile di tenere traccia del processo e di assicurarti che il cliente sia soddisfatto del risultato. Indipendentemente dal tipo di progetto o di programma generale che stai realizzando, l'obiettivo è quello di riunire tutti come un'unica unità e un unico team per raggiungere l'obiettivo. Con il giusto software di gestione dei progetti e le giuste strategie di costruzione del diagramma di Gantt , questo è possibile.
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Se stai cercando di intraprendere una carriera come program manager o project manager, la cosa migliore che puoi fare è lavorare sulle competenze che abbiamo menzionato e iniziare a migliorare all'interno del tuo team. Diventare un leader, anche senza titolo, può essere un ottimo modo per iniziare e dimostrare a chi occupa posizioni di livello superiore che sei pronto a prendere il comando. Da lì, assicurati di eseguire ogni compito al meglio delle tue possibilità e di incoraggiare l'uso di strumenti efficaci e di task manager per tenere traccia di tutto ciò che deve essere fatto. Puoi assolutamente diventare un program o project manager migliore con gli strumenti giusti a supporto del tuo processo.