Cos'è la pianificazione delle risorse e la sua importanza per i project manager?

Prima di iniziare il progetto, il project manager deve sviluppare un piano che evidenzi dove inizierà il progetto, quanti membri del team richiede e può permettersi. Il manager deve anche valutare qual è il budget degli stakeholder, quali sono le risorse di cui ha bisogno, compresi gli stipendi dei dipendenti, i trasporti e il materiale utilizzato per il progetto. In parole povere, è necessario capire cos'è la pianificazione delle risorse. 

Pianificazione delle risorse: Una panoramica su cosa è

Quando scoprirai cos'è la pianificazione e l'allocazione delle risorse, imparerai a conoscere l'identificazione, la stima e l'allocazione delle diverse risorse di cui hai bisogno per il progetto. La pianificazione delle risorse non è un compito semplice, ma richiede tempo, una sana creazione mentale e capacità di leadership per poter gestire al meglio il tutto guidando il tuo team in modo proattivo.

Attraverso questo compito, il project manager non solo pianifica le risorse, ma decide anche come utilizzare efficacemente le risorse definite.

Nella pianificazione delle risorse, i project manager utilizzano un software per classificare il team in base alle competenze e alle risorse che utilizzeranno. Anche la tempistica è un grosso ostacolo se non viene stabilita prima di iniziare il progetto. In questo modo può assegnare facilmente il lavoro a ogni membro del team in base alle sue competenze.

Quali elementi fanno parte della pianificazione delle risorse?

Per capire bene cos'è la gestione delle risorse, un nuovo project manager deve conoscere i componenti importanti della pianificazione delle risorse. Gli elementi principali senza i quali il completamento del progetto è impossibile sono un team competente e reattivo, la registrazione dei tempi, dati accurati sulle risorse, previsioni accurate, la categorizzazione del team in base alle sue competenze e la gestione del budget.

Qui impareremo ad affrontare tutti questi componenti in modo più efficace per garantire il successo del progetto.

Team building per un progetto

Senza un team, una sola persona non può gestire e consegnare il progetto in tempo. Non è possibile che un project manager abbia un set di competenze troppo ampio. Le competenze sono limitate e anche la capacità di lavoro di una persona è limitata. Quindi, un project manager deve costruire un team di risposta per il suo progetto.

Deve sviluppare una mappa mentale dei compiti che assegna ai diversi membri del team e definire le competenze necessarie per il completamento dei compiti. Il project manager selezionerà i dipendenti dell'organizzazione e ne assumerà di nuovi se ne sente la necessità. Quindi, la creazione di un team è una componente necessaria, lunga e costosa della pianificazione delle risorse.

Registrazione del tempo

Anche il tempo è un elemento importante della pianificazione delle risorse, in quanto consente di stabilire il tempo previsto per attività specifiche, le loro scadenze e la loro consegna. In questo modo, il project manager può facilmente monitorare il lavoro del suo team e l'avanzamento del progetto in base ai tempi previsti all'inizio. Il registro delle tempistiche aiuta a organizzare riunioni periodiche con il team e gli stakeholder. Il project manager può affrontare le tempistiche in anticipo se trova qualche ora o minuto in più, in modo da non arrivare mai in ritardo alla consegna del progetto.

Dati corretti

I dati dei progetti precedenti aiutano anche il project manager a prevedere un uso migliore delle risorse e del tempo. Poiché i dati sono una parte importante della pianificazione delle risorse, devono essere corretti e comprensibili.

Anticipazione corretta

Quando pianifichi le risorse, non puoi sapere la quantità esatta di materiale che utilizzerai, il tempo che impiegherai e i membri del team che ti assisteranno. Non puoi dire i numeri esatti, ma puoi prevedere quelli più vicini.

Quindi, assicurati di conoscere il lavoro, il tempo e la manodopera necessari per completare un progetto. Crea una lista stimata di tutte queste cose importanti e pianifica di conseguenza. Se fai una previsione corretta, avrai molto tempo a disposizione per affrontare gli ostacoli che si presenteranno al tuo progetto.

Progettare gruppi di dipendenti in base alle loro competenze e disponibilità.

L'organizzazione è la chiave migliore per affrontare facilmente il tuo team e i tuoi compiti. Come project manager, devi conoscere il profilo di ogni membro del team in modo da poterne identificare le competenze. Se conosci le competenze di tutti i membri del team, puoi assegnare meglio i compiti in base alle loro specialità. Y

Dovresti anche conoscere la disponibilità dei dipendenti: alcuni di loro sono disponibili per ore extra, mentre altri sono disponibili solo per alcune ore specifiche.

Gestione del budget

L'ultima parte, ma non meno importante, della pianificazione delle risorse è il budget, senza il quale un'azienda non può nemmeno iniziare il suo progetto. Per la definizione del budget, il project manager può farsi aiutare dal progetto precedente. 

Le fasi della pianificazione delle risorse che devi conoscere

Per comprendere il significato di pianificazione delle risorse, devi conoscerne le fasi principali. Ogni fase è di grande importanza e devi pianificarla con attenzione in modo che l'esecuzione sia semplice. La pianificazione delle risorse comprende le seguenti importanti fasi.

- Prepara una lista di cose da fare per avere un fine chiaro in mente.

Pensi che se non sai cosa fare oggi, domani e per tutta la settimana o il mese potrai portare a termine un progetto? È impossibile. Il titolo del progetto non è sufficiente per completarlo. Ogni progetto apparentemente semplice ha molte parti complesse.

 Devi identificare questi compiti e sviluppare i relativi elenchi. Quando saprai quali sono i compiti, saprai anche a chi assegnarli e potrai sviluppare una strategia adeguata.

- Coinvolgere i membri del team organizzando una riunione introduttiva.

È necessario creare un legame con il tuo team organizzando una riunione all'inizio in cui non solo assegnerai loro i compiti, ma li conoscerai anche meglio. In questa riunione condividerai tutti i punti importanti del progetto e anche la scadenza.

Questo incontro è necessario per far capire al tuo team il giusto modo di lavorare seguendo la traccia che condividerai.

- Prendi le risorse in base alla natura e alle esigenze del progetto.

Per sapere cos'è la pianificazione delle risorse, devi conoscere i trucchi per confrontare le risorse e le esigenze del progetto. Se scegli la risorsa sbagliata o non hai creato un progetto di risorse per il progetto, dovrai affrontare molti ostacoli.

Quindi, durante la prima riunione con il tuo team, dovresti chiedere loro di quale materiale o risorsa hanno bisogno per completare i compiti che gli stai assegnando. Discutendone, potrai scegliere la risorsa giusta. Altrimenti, il tuo tempo e il tuo denaro andranno sprecati.

- Definisci il budget del progetto

Per assumere un team, acquistare risorse e consegnare il progetto, hai bisogno di denaro. Il responsabile finanziario può aiutarti a decidere il budget per il tuo progetto in base alle condizioni e alle politiche finanziarie dell'azienda. Quindi, dovresti definire il budget nelle prime fasi del progetto.

- Pianificazione mensile per diverse risorse e team

I leader indicano al proprio team il percorso giusto da seguire e lo aiutano a monitorare se sta andando nella direzione giusta o meno. Quindi, assicurati di diventare un leader e di aiutare il tuo team a sviluppare un piano per il mese. Lo sviluppo di un diagramma di Gantt è un punto a favore, perché ci aiuta a stabilire la frequenza dei piccoli compiti che svolgiamo in una settimana per raggiungere un obiettivo. L'obiettivo di ogni membro del team sarà diverso a seconda della natura del compito assegnato dal project manager.

- Gestione e monitoraggio del tempo

Ora, puoi dividere la tua settimana in giorni e poi in ore, ad esempio in un giorno quanto tempo passerai in

- Osservazione del sito

- Organizzazione di riunioni

- Briefing del progetto

- Analisi ecc.

Il software Gantt Chart per l'impostazione e il monitoraggio del tempo ti aiuterà a vedere se hai svolto i compiti stabiliti per lunedì, martedì e mercoledì.

- Controlla e aggiorna costantemente il piano delle risorse in base alle esigenze del progetto.

La pianificazione delle risorse comprende anche lo sviluppo di strategie per tenere traccia delle risorse utilizzate e della loro parte rimanente. Se mantieni il controllo e l'equilibrio, saprai meglio se è necessario aggiungere o togliere risorse dal tuo piano.

- Analisi dei risultati del progetto

Quindi, sai cos'è la pianificazione delle risorse, ma non si esaurisce con la sola pianificazione. Essa porta anche all'analisi dei risultati. Ti aiutano a sviluppare un rapporto finale in cui misuri il tasso di successo e trovi le principali lacune che tu e il tuo team avete lasciato e che devono essere colmate con maggiore competenza.

- Tenere aggiornati gli stakeholder

Dalla pianificazione all'esecuzione, devi aggiornare costantemente gli stakeholder in modo che sappiano cosa stai facendo e quanto investimento è necessario. Possono aggiungere o sottrarre le fasi o gli elementi che ritengono necessari. In questo modo, non potranno incolparti se dovessero verificarsi situazioni spiacevoli. 

I motivi per cui è necessario utilizzare la pianificazione delle risorse.

La pianificazione delle risorse è necessaria come l'ossigeno per respirare, altrimenti ogni sforzo e denaro andranno sprecati. Dobbiamo capire cos'è la pianificazione delle risorse e perché ne abbiamo bisogno.

- Un project manager può gestire meglio le risorse

- Rispetterà le scadenze e sarà puntuale

- Non supera il limite di budget

- È in grado di progettare e seguire le tempistiche

- È in grado di gestire le differenze di capacità

Osservazioni finali:

Se vuoi sapere cos'è la pianificazione delle risorse, devi sapere qual è la sua componente principale e come un project manager può pianificarla ed eseguirla.